Fen Bilimleri Enstitüsü
İç Denetim Raporları
 
Görev Tanımları
 
Yazı İşleri Birimi

T.C.
KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ
Fen Bilimleri Enstitüsü

GÖREV TANIMI FORMU

Ana Proses Adı : Fen Bilimleri Enstitüsü
Alt Proses Adı : Yazı İşleri Birimi
Görevi : Görevli Personel
Üst Yönetici/Yöneticileri : Müdür /Enstitü Sekreteri
Astları :  

Sorumlulukları

01-

Enstitümüze gelen evrakları ve dilekçeleri teslim almak.

02-

Gelen evrak ve dilekçeleri kayda girilmeden gerekli kontroleri yapmak.

03-

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden taranıp kayıt yapılarak Birim Evrak Sorumlusuna sevk ederek iş akışının başlatılmasını sağlamak.

04-

Gelen ve giden yazılarda yanıt gerektiren evraklar için üst yöneticinin onayı ile EBYS üzerinden yanıt yazısı hazırlayarak, giden evrakların ve postaya verilecek evrakların düzenlenip ilgili kişi yada kurumlara gönderilmesini en kısa zamanda sağlamak.

05-

Enstitü Yönetim Kurulu Evraklarının geliş ve gidişlerin takiplerinin yapılması ve ilgili kişi yada kurumlara ulaştırılmasını sağlamak.

06-

Enstitü Müdürlüğü ile Anabilim Dalı Başkanlıları, Lisansüstü öğrencileri ve öğretim üyeleri arasında yazılı ve sözlü iletişimin hızlı bir şekilde olmasını sağlamak

07-

Enstitü Kurulu, Enstitü Yönetim Kurulu ve Enstitü Disiplin Kurulu Kararlarını yazmak .

08-

Enstitü Kurulu üyeleri tarafınca imzalanan Enstitü kurulu kararlarını Enstitü kurulu defterine yapıştırmak.

09-

Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurullarında alınan kararları hazırlamak ve kararların Anabilim Dalı Başkanlıklarına, öğrencilere ve öğretim üyelerine iletilmesini sağlamak.

10-

Enstitü Disiplin Kurulu Kararlarını yazmak ve Rektörlük Makamına gönderilmesini sağlamak.

11-

Enstitü Kurulu  Kararlarını Anabilim Dalı Başkanlılarına bildirmek.

12-

Enstitümüze ilk tezini teslim eden öğrencilerin Anabilim Dallarından gelen tezlerini teslim almak.

13-

Enstitü Yönetim Kurulu tarafından belirlenen tez sınavı jüri üyelerine tezlerin ulaştırılmasını en kısa zamanda sağlanmak.

14-

Yıl içinde mezun olan öğrencilerin hazırlayıp Enstitümüze sundukları bez ciltli tezlerin öğretim üyelerine teslimini sağlamak.

15-

Yıl içinde mezun olan öğrencilerin hazırlayıp Enstitümüze sundukları bez ciltli tezlerin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına,Kütüphane ve Dökümantasyon Daire Başkanlığına gönderilmesini sağlamak.

16-

Askerlik sevk tehir, sevk tehir iptallerinin ve soruşturma evraklarının yazılarak ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlamak.

17-

Evrakların ve Evrak Klasörlerinin düzenlenmesini sağlamak.

18-

Enstitü Panolarının düzenlenmesi, tarihi geçmiş ilanların kaldırılması ve yenilerinin eklenmesini sağlamak.

19-

Üniversitemiz birimlerinden ve Diğer kurumlardan gelen yazılara cevap yazmak.

20-

Anabilim Dalı Başkanı ve Öğretim Üyesi ile öğrencinin durumu ile ilgili yazışmalar yapmak.

21-

Öğrencilere ilgili kararları e- posta ile göndermek.

22-

Elektronik posta yoluyla veya telefonla bilgi almak isteyen öğrencilerimize bilgi verilmesi.

23-

Birim Faaliyet Raporlarının Hazırlanması ve ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak

24-

Burs ve öğrenim kredileri ile ilgili duyurularının öğrencilere e- posta yoluyla iletilmesini sağlamak.

25-

Burs ve öğrenim kredileri ile ilgili istenen bilgilerin doldurularak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına iletilmesini ve ilgili evrakların Tez ve Projelerin arşivde saklanmasını sağlamak.

26-

Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

ONAYLAYAN

…../…../20..

Durmuş İMAT

Enstitü Sekreteri


 
© 2016 Kocaeli Üniversitesi