Başvuru Kılavuzu

KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

LİSANSÜSTÜ PROGRAMLARA BAŞVURU KILAVUZU

1.1. Adayların Sisteme Kayıt Olmaları

Lisansüstü Programlara Başvuru Sistemi Ana Sayfa

Sisteme kayıt olma işlemi adayların uyruklarına göre farklılık göstermektedir. TC uyruklu adayların bilgileri MERNİS (Merkezi Nüfus İdare Sistemi) üzerinden kontrol edilerek sisteme kaydedilmektedir. Yabancı uyruklu adayların ise kayıt işlemi için kimlik bilgilerini sisteme giriş yapmaları gerekmektedir.

1.1.1. TC Uyruklu Adaylar

Aday Kayıt Uyruk Seçim Ekranı

Adaylar kimlik bilgilerinden istenen verileri giriş yaptıktan sonra “SORGULA” butonuna basılması ile adayın giriş yaptığı bilgilerin doğruluk durumu MERNİS sisteminden kontrol edilmektedir. MERNİS sisteminin cevap vermemesi, adayın yanlış bilgi girişi yapması, giriş yapılan bilgilerin MERNİS sistemi ile eşleşmemesi durumlarında adaylara kişisel bilgi girişlerini yapabilecekleri form açılmaktadır.

TC Uyruklu Aday Kayıt Ekranı

1.1.2. Yabancı Uyruklu Adaylar

Yabancı Uyruklu Aday Kayıt Ekranı

Adayların PASAPORT NO veya Yetkili makamlarca Verilen eşdeğer bilgiyi sisteme giriş yaparak kayıt olmaları gerekmektedir. Kayıt formunda yer alan aday kişisel bilgilerinin tümünün doldurulması zorunludur.

1.1.3. Şifre Gönder

Adayların kişisel bilgilerini tamamladıktan sonra basacakları “ŞİFRE GÖNDER” butonu adayların bilgi girişlerinde belirtmiş oldukları eposta adreslerine mail olarak sistem giriş şifrelerini göndermektedir.

Eposta alanında belirtilen bilgi, adayların öğrencilik hakkı kazanana kadar enstitü öğrenci işlerinin ve başvuru yapılan programların aday ile iletişim kurmalarını sağlayacaktır. Bu nedenle belirtilen eposta adresinin aday tarafından kullanılan güncel eposta adresi olması gerekmektedir. Ancak üniversitemiz güvenlik politikası nedeni ile gönderilen epostalar sadece ‘gmail’ ve ‘yahoo’ adreslerine iletilebilmektedir. Bu nedenle eposta adresi ‘gmail’ ve ‘yahoo’ uzantılı değil ise sistem adayın kayıt olmasına engel olmaktadır. Ayrıca mail gönder butonuna basıldıktan sonra sistemin yoğunluğundan dolayı mailler geç gelebilmektedir. Mail gelmediği takdirde aynı işlem defalarca tekrarlanmamalıdır (bu işlem birçok kez yapıldığında sistem hata vermekte ve mail yollanmamaktadır) ve mail gelmesi beklenmelidir.

1.2. Adayların Bilgilerini Sisteme Yüklemeleri

Yeni kayıt işlemi tamamlandığında sistem adayları giriş formunun yer aldığı http://ogr.kocaeli.edu.tr/KOUBS/onkayit/ adresine yönlendirmektedir. Adaylar sistemsel işlemlerini Yeni Kayıt haricinde de bu adresten yapabilmektedirler.

Aday Giriş Ekranı

Giriş işlemi başarı ile tamamlandığında adaylar kendi sayfalarında 7 adımdan oluşan başvuru sistemi menülerini göreceklerdir. Menülerin yeşil renkte olması o alana bilgi girişinin yapıldığı, mavi renkte olması bilgilerin eksik olduğu, sarı renkte olması işlemin tamamlanması için başka işlem adımına ihtiyaç duyulduğu anlamına gelmektedir.

Aday Bağlantı Seçim Ekranı

Menüler tıklanarak sistemde bilgi girişleri yapılabileceği gibi sayfalarda yer alan ÖNCEKİ – SONRAKİ butonları tıklanarakta veri girişleri yapılabilmektedir. Bir bilgi girişi tamamlanmadan bir sonraki işlem adımına geçiş yapılamamaktadır.

Aday Bağlantı Geçiş Ekranı

1.2.1. Kişisel Bilgiler

Aday Kişisel Bilgi Ekleme/Güncelleme Ekranı

Adaylar “Yeni Kayıt” alanında sisteme giriş yapmış oldukları kişisel bilgilerini görüntüleyebilmekte, gerekli durumlarda bilgilerini güncelleyebilmektedirler.

1.2.2. Fotoğraf Yükleme

Aday Fotoğraf Ekleme/Güncelleme Ekranı

Adayların sisteme yüklemiş oldukları fotoğraflar öğrencilik hakkı kazandıktan sonra kimlik basımlarında ve öğrenci dosyalarında kullanılacağından, yüklenen fotoğrafların vesikalık fotoğraf olması gerekmektedir. Yüklenecek fotoğraf jpeg formatında olmalı ve boyutu 1 MB'i geçmemelidir.

1.2.3. İletişim Bilgileri

Aday İletişim Bilgileri Ekleme/Güncelleme Ekranı

Adayların iletişim bilgilerinin sistemde eksiksiz olması gerekmektedir. Eposta alanında belirtilen bilgi, adayların öğrencilik hakkı kazanana kadar enstitü öğrenci işlerinin ve başvuru yapılan programların aday ile iletişim kurmalarını sağlayacaktır. Bu nedenle belirtilen eposta adresinin aday tarafından kullanılan güncel eposta adresi olması gerekmektedir. Ancak üniversitemiz güvenlik politikası nedeni ile gönderilen epostalar sadece ‘gmail’ ve ‘yahoo’ adreslerine iletilebilmektedir. Bu nedenle eposta adresi ‘gmail’ veya ‘yahoo’ uzantılı değil ise sistem adayın kayıt olmasına engel olmaktadır.

1.2.4. Eğitim Bilgileri

Aday Mezuniyet Bilgilerini YÖKSİS Veri Tabanından Ekleme/Güncelleme Ekranı

Adayların sorgu sonrası yüklenen mezuniyet bilgilerinde diplomaları ile farklılık olması durumunda mezun oldukları yükseköğretim kurumuna başvurmaları gerekmektedir. Kurum tarafından güncellenen aday mezuniyet bilgilerinin başvuru sistemine yansıması için adayın buton aracılığı ile sorguyu tekrarlaması gerekmektedir. YÖKSİS aracılığı ile gelen bilgiler üzerinde güncelleme yapılamamakta, bilgiler silinememektedir. Bu bilgiler ancak sorgulama işlemi tekrarlanarak değiştirilebilmektedir. Başvuru işlemlerinin tamamlanması sonrasında sorgulama işlemi yapılamayacaktır.

Yeni mezun veya mezuniyet bilgisi YÖKSİS aracılığı ile sorgulandığında gelmeyen adaylar mezuniyet düzeylerini seçerek sisteme mezuniyet bilgi girişi yapabilmektedirler.

Aday Mezuniyet Bilgilerini Ekleme/Güncelleme Ekranı

Yüksek lisans başvurusu için; lisans programı kısmı seçilip, mezun olunan lisans programına ait bilgiler girilmelidir. Doktora başvurusu için; ilk olarak lisans programı kısmını seçip, mezun olunan lisans bilgileri girildikten sonra, lisansüstü programı kısmını seçip mezun olunan yüksek lisans bilgileri girilmelidir.

Adaylar mezuniyet notlarını girerken transkriptlerinde bulunan 4'lük not sistemindeki ortalamayı girmelidir. Yoksa aşağıdaki dönüşüm tablosuna göre puanını girmelidir.

Eğitim bilgilerinin tam olabilmesi için sisteme giriş yapılan mezuniyet bilgilerine ait Diploma ve Not Döküm Bilgileri (Transkript) belgelerinin sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Mezun olunan yükseköğretim kurumu yurt dışında ise ve denklik belgesi var ise denklik belgesinin de sisteme yüklenmesi gerekmektedir.

Eski üniversite mezunları (100 lük not sistemi kullanıldığı dönemlerde) için 100'lük not sisteminden 4'lük not sistemine dönüşüm tablosu aşağıdaki gibidir. Bu tabloyu sadece eski üniversite mezunları kullanacaktır.

.
Aday Mezuniyet Belgelerini Ekleme/Güncelleme Ekranı

• Diploma Yükle; Adaylar mezun oldukları programların diplomaları birden fazla ise tek pdf dosyası yapıp sisteme yüklemelidir. Adayın başvuru yapacağı Anabilim Dalı tarafından belirtilen başvuru koşullarını sağladığını gösteren diğer belgeler (Bu kapsamdaki tüm belgeler diğer başvuru evrakları ile birlikte tek bir pdf dosyası haline getirilerek Başvuru Sistemi’ne yüklenmelidir.)

• Not Döküm Belgesi Yükle; Adaylar mezun oldujları tüm yükseköğretim programlarının not dökümlerini (transkript) tüm sayfalarını tek pdf dosyası yapıp sisteme yüklemelidir.

• Denklik Belgesi Yükle; Yurtdışındaki yükseköğretim kurumlarından mezun olan adaylar için YÖK'den alınmış denklik belgesi yüklenecektir.

1.2.5. Sınav Bilgileri

Aday Sınav Bilgilerini Ekleme/Güncelleme Ekranı

Lisansüstü programlara başvurularda istenen ALES ve Yabancı Dil Sınavı sonuçları ÖSYM sonuç sisteminden çekilmektedir. Verilerin gelmemesi durumunda “Yeni Sınav Bilgisi Ekle” alanından sınav bilgisi girişi yapılabilmektedir. “Yeni Sınav Bilgisi Ekle” alanı kullanılarak yapılan girişlerde, sınav sonuç belgesindeki puanın tamamını giriş yapınız, kesinlikle aşağıya veya yukarıya yuvarlama yapmayınız. Başvuru işlemlerinde kullanılacak sınav bilgilerine ait sınav sonuç belgelerinin sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Daha önceki dönemlerdeki başvurularda kullanılan ve ÖSYM sisteminden yüklenen sınav bilgileri silinememektedir.

1.3. Aday Başvuru İşlemleri


1.3.1. Başvurular

Adayların sistem girişi sonrasında Başvurular alanına kadar sistemde giriş yapılması beklenen tüm alanları eksiksiz doldurmaları, belge yükleme işlemlerini tamamlamaları gerekmektedir. Verilerin eksik olması durumunda başvuru işlemi yapılamayacaktır. Adayın başvurmak istediği anabilim dalında sınav bilgisi istenmemesi durumunda (ikinci öğretim tezsiz yüksek lisans) sınav bilgileri alanının aday tarafından doldurulmasına gerek bulunmamaktadır.

Adayların başvuracakları programı seçmesi sonrasında, başvuruda kullanmak istedikleri mezuniyet ve sınav bilgilerini seçmeleri gerekmektedir. Seçim sonrasında Başvuru Onay butonu ile başvuru kaydedilmiş olacaktır.

Aday Başvuru Ekleme Ekranı

Adaylar başvurularının durumlarını“Başvurular” butonu tıklandığında listelenen Başvuru listesinden takip edilebilmektedir.

Aday Başvuru Silme Ekranı

1.3.2. Bilgi Görüntüleme

Adayın sisteme girişi yaptığı tüm bilgilerinin, başvurularının görüntülendiği alandır. Sayfanın alt kısmında yer alan “ Hatalı/eksik bilgi yada başvuru ön koşullarına tam olarak uyumlu olmayan başvurular kabul edilmeyecektir. Evrakların asılları mülakat esnasında beraberinde getirilmelidir.”Alanı onaylandıktan sonra, sayfanın üst kısmında YAZICI butonu aktif olacaktır. Butona tıklandığında açılan yazdırılabilir sayfanın, Mülakat sınavı olan programlar için Mülakat tarihinde anabilim dalına olmayan programlar için Kesin Kayıt tarihinde ilgili enstitüye ıslak imza ile imzalanarak teslim edilmesi gerekmektedir.



Başvuru Durum Açıklamaları;



• Başvuru yapıldı; Aday başvurunu yapmış, program onayına sunulması için Bilgi Görüntüleme bağlantısında bilgilerin en alt kısmında yer alan “Hatalı/eksik bilgi ya da başvuru ön koşullarına tam olarak uyumlu olmayan başvurular kabul edilmeyecektir. Evrakların asılları mülakat esnasında beraberinde getirilmelidir.” alanının aday tarafından onaylanması gerekmektedir. Adayın başvurusunu bu durumda bırakması halinde, aday başvurusu program tarafından görüntülenememekte ve değerlendirme işlemi yapılamamaktadır. Bu durumda menü rengi sarı olmaktadır.

• Başvuru başarı ile tamamlandı; Adayın Bilgi Görüntüleme bağlantısında bilgilerin en alt kısmında yer alan “Hatalı/eksik bilgi ya da başvuru ön koşullarına tam olarak uyumlu olmayan başvurular kabul edilmeyecektir. Evrakların asılları mülakat esnasında beraberinde getirilmelidir.” alanını onaylaması sonrasında başvuru başarı ile tamamlanmış olmakta, program tarafından görüntülenebilmektedir. Bu durumdaki başvurular program tarafından değerlendirmeye alınabilmektedir.Bu durumda menü rengi yeşil olmakta menü rengi başarı durum değişikliğine göre değişmemektedir.

• Başvuru Anabilim Dalı tarafından onaylandı; Adayın başvurusunun, başvuru yapmış olduğu program yetkilisi tarafından onaylandığı anlamına gelmektedir. Başvurusu kabul edilen adaylar içerisinden program kontenjanın 4 katına kadar aday mülakata girmeye hak kazanacaktır. (İlk listeler oluşturulurken ALES puanının %50'si, mezuniyet notunun %20'si alınarak yüksekten düşüğe doğru sıralama yapılacaktır.)

• Başvurunun Reddedilmesi ve Açıklaması; Aday bilgilerinin program şartları ile uymaması durumunda program yetkilisi tarafından başvuru reddedildiğinde görüntülenen durumdur. Başvuru reddedildiğinde adaya mail olarak başvurunun reddedilme nedeni aday mail adresine gönderilmektedir.

• Mülakat/Sınav Zamanı ve Yeri; Adayın başvurusu program yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra, kontenjanın 4 katı kadar aday sayısı arasına girebilen adaylar mülakat hakkı kazanmış olacaklardır. Adaylar mülakat hakkı kazandıklarında mail ile bilgilendirilmektedirler. Adayların mülakat/sınav zamanında “Bilgi Görüntüleme” alanında yer alan “Aday Başvuru Formu”nu çıktı alıp, anabilim dalına teslim etmeleri gerekmektedir.

• Asil/Yedek Listelerde Yer Alma; Sınav sonuçlarına göre belirlenen asil ve yedek listelerde yer alan adaylar program kontenjanlarına göre asil ve yedek listelerinde görüntülenmektedirler.

• Kayıt Hakkı Kazanamadı; Adaylar asil veya yedek listelerde yer alamama durumunda kayıt hakkı kazanamamaktadırlar.